Algemene Servicevoorwaarden

Deze Algemene Servicevoorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten waarbij AppointPilot diensten levert aan een bedrijf of zelfstandige. Door gebruik te maken van onze diensten aanvaardt u deze Voorwaarden.

Artikel 1. Definities

In deze Voorwaarden wordt verstaan onder:

Dienstverlener: AppointPilot, gevestigd in Nederland.
Klant: de rechtspersoon of natuurlijk persoon handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf die een overeenkomst aangaat met Dienstverlener.
Diensten: alle door Dienstverlener te leveren producten en diensten, waaronder het AI-leadopvolgingssysteem, implementatie, configuratie, onderhoud en aanverwante werkzaamheden.
AI-systeem: het geautomatiseerde systeem dat inkomende leads opvolgt, kwalificeert en afspraken inplant via WhatsApp en andere kanalen.
Verwerkersovereenkomst (DPA): de overeenkomst die de verwerking van persoonsgegevens regelt conform de AVG.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van Dienstverlener, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

2.2 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3 Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend.

2.4 Indien enige bepaling van deze Voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

Artikel 3. Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant schriftelijk (per e-mail of via een digitaal akkoord) akkoord gaat met het aanbod van Dienstverlener, dan wel op het moment dat Dienstverlener een begin maakt met de uitvoering van de opdracht.

3.2 Door akkoord te gaan met het aanbod verklaart Klant kennis te hebben genomen van en in te stemmen met deze Algemene Servicevoorwaarden en de Verwerkersovereenkomst.

3.3 Mondelinge toezeggingen binden Dienstverlener niet dan nadat deze schriftelijk zijn bevestigd.

Artikel 4. Omschrijving van de diensten

4.1 AI-leadopvolging via WhatsApp

Automatische reacties op inkomende leads, doorgaans binnen één minuut na ontvangst.

4.2 Kwalificatie van leads

Het AI-systeem stelt vragen, bepaalt geschiktheid en kwalificeert leads op basis van vooraf met Klant vastgestelde criteria.

4.3 Afspraken inplannen

Inplannen van afspraken in het door Klant gebruikte systeem (zoals Outlook, iCloud Agenda of een vergelijkbare kalenderoplossing).

4.4 Implementatie & onboarding

Inclusief technische koppelingen (WhatsApp API, webhooks, Zapier of vergelijkbaar), configuratie en activatie van het systeem.

4.5 Training van het AI-systeem

Het AI-systeem wordt getraind met door Klant aangeleverde informatie, scripts en richtlijnen, in samenwerking met Klant tijdens een implementatiegesprek.

4.6 Onderhoud & monitoring

Doorlopende monitoring van conversaties en verbetering van het systeem waar nodig.

4.7 Afspraakherinneringen

Leads die een afspraak hebben geboekt ontvangen automatische bevestigingen en herinneringen via WhatsApp en e-mail.

4.8 Geautomatiseerde follow-up

Leads die niet of onvoldoende reageren worden systematisch opgevolgd door het AI-systeem.

4.9 Niet inbegrepen (standaard)

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen zijn de volgende diensten niet inbegrepen:

Leadgeneratie
Contentcreatie
Beheer van advertentiecampagnes
CRM-inrichting buiten het kader van de dienstverlening

Artikel 5. Prijzen en betalingsvoorwaarden

5.1 De eenmalige Setup Fee en de maandelijkse vergoeding worden vastgelegd in de opdrachtbevestiging of offerte.

5.2 Facturen worden maandelijks vooraf verstuurd. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.3 Bij niet-tijdige betaling is Dienstverlener gerechtigd: de dienstverlening per direct op te schorten zonder dat dit leidt tot enige aansprakelijkheid van Dienstverlener; wettelijke rente in rekening te brengen vanaf de vervaldatum; buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten.

5.4 Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

5.5 Dienstverlener behoudt zich het recht voor zijn tarieven jaarlijks te indexeren. Klant wordt hiervan minimaal 30 dagen van tevoren schriftelijk op de hoogte gesteld.

Artikel 6. Looptijd en opzegging

6.1 De overeenkomst gaat in op de datum zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging.

6.2 Na de minimale looptijd (indien van toepassing) geldt een opzegtermijn van 1 kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk per e-mail te geschieden.

6.3 Dienstverlener is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien Klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt of in staat van faillissement of surseance verkeert.

6.4 Bij beëindiging, ongeacht de reden, heeft Klant geen recht op teruggave van reeds betaalde bedragen.

Artikel 7. Verplichtingen van Klant

Voor een goede uitvoering van de diensten verplicht Klant zich tot:

7.1 Het tijdig aanleveren van alle benodigde informatie voor het trainen van het AI-systeem, waaronder FAQ's, prijslijsten, diensten en werkprocessen.

7.2 Het verlenen van toegang tot systemen en platforms die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten.

7.3 Het tijdig melden van wijzigingen in processen, prijzen, beschikbaarheid of andere relevante informatie die van invloed kan zijn op het functioneren van het AI-systeem.

7.4 Het zorgdragen voor een correcte configuratie van eigen leadbronnen (zoals Meta-advertenties, websiteformulieren of vergelijkingsplatforms), voor zover van toepassing.

7.5 Het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG, bij het gebruik van de diensten.

Artikel 8. Verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid

8.1 Dienstverlener verricht de diensten op basis van een inspanningsverplichting. Dienstverlener garandeert uitdrukkelijk geen specifieke resultaten, waaronder maar niet beperkt tot: het aantal gekwalificeerde leads, het aantal ingeplande afspraken, conversieratio's of omzetstijging.

8.2 De verantwoordelijkheid voor verkoop, opvolging na kwalificatie en alle commerciële beslissingen ligt volledig bij Klant.

8.3 Dienstverlener is niet aansprakelijk voor: vertraagde of incorrecte opvolging als gevolg van storingen in het AI-systeem of bij derden; foutieve interpretaties of onjuiste antwoorden gegenereerd door het AI-systeem; onvolledige of onjuiste data aangeleverd door Klant of door derde partijen; technische storingen bij externe partijen zoals Meta, WhatsApp, Zapier, GoHighLevel, API-providers of hostingpartijen; gemiste klanten, gederfde omzet, gemiste kansen of welke gevolgschade dan ook; reputatieschade voortvloeiend uit communicatie die is gebaseerd op door Klant aangeleverde informatie of instructies.

8.4 Alle door het AI-systeem gegenereerde communicatie is gebaseerd op informatie en instructies van Klant. Klant blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van deze informatie.

8.5 De maximale aansprakelijkheid van Dienstverlener voor directe schade is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van één maand abonnementsvergoeding, zoals gefactureerd voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.

8.6 Dienstverlener is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade als gevolg van bedrijfsstagnatie.

8.7 Klant vrijwaart Dienstverlener tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de diensten door Klant.

Artikel 9. Privacy en gegevensverwerking

9.1 Dienstverlener verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening aan Klant en handelt daarbij conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

9.2 Klant is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dienstverlener treedt op als verwerker. Een Verwerkersovereenkomst (DPA) maakt integraal onderdeel uit van de samenwerking en wordt gelijktijdig met of direct na akkoord van de diensten overeengekomen.

9.3 Persoonsgegevens worden uitsluitend opgeslagen voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de diensten.

9.4 Na beëindiging van de samenwerking worden alle persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

9.5 Bij een vermoeden van een datalek informeert Dienstverlener Klant zo snel mogelijk, zodat Klant aan zijn meldplicht jegens de Autoriteit Persoonsgegevens kan voldoen.

Artikel 10. Intellectueel eigendom

10.1 Alle workflows, prompts, AI-configuraties, scripts, koppelingen en technische implementaties die door Dienstverlener worden ontwikkeld, blijven te allen tijde eigendom van Dienstverlener.

10.2 Klant verkrijgt gedurende de looptijd van de overeenkomst een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie op de ontwikkelde elementen, uitsluitend voor eigen bedrijfsdoeleinden.

10.3 Na beëindiging van de overeenkomst vervalt de gebruikslicentie onmiddellijk. Klant is niet gerechtigd de systemen of configuraties van Dienstverlener te kopiëren, na te bouwen of aan derden ter beschikking te stellen.

Artikel 11. Beëindiging van toegang

Na beëindiging van de overeenkomst:

Wordt de toegang tot alle AI-agents, flows en systemen van Dienstverlener per direct afgesloten.
Worden persoonsgegevens conform Artikel 9 verwijderd.
Heeft Klant geen recht op teruggave van reeds betaalde bedragen.
Heeft Klant geen recht op overdracht van workflows, prompts of AI-configuraties.

Artikel 12. Overmacht

12.1 Dienstverlener is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen bij externe dienstverleners (zoals WhatsApp, Meta, Zapier, GoHighLevel), DDoS-aanvallen, internetstoringen en overheidsmaatregelen.

12.2 Indien een overmachtssituatie langer dan 30 dagen voortduurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat dit leidt tot enige schadevergoedingsverplichting.

Artikel 13. Wijzigingen

13.1 Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden te wijzigen. Klant wordt minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding van wijzigingen schriftelijk geïnformeerd.

13.2 Indien Klant niet akkoord gaat met de wijzigingen, heeft hij het recht de overeenkomst te beëindigen vóór de inwerkingtreding van de wijzigingen. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.

Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillen

14.1 Op alle overeenkomsten en deze Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

14.2 Geschillen worden in eerste instantie minnelijk opgelost. Indien partijen er niet uitkomen, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Dienstverlener is gevestigd.

Artikel 15. Overige bepalingen

15.1 Wijzigingen op of aanvullingen van deze Voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen en door beide partijen bevestigd.

15.2 Het niet uitoefenen van enig recht door Dienstverlener geldt niet als afstand van dat recht.

15.3 Deze Voorwaarden zijn beschikbaar op de website van Dienstverlener en worden op verzoek kosteloos toegestuurd.