Velo, het platform achter Appoint Pilot

Het CRM dat je leads zelf opvolgt en inplant

Velo combineert een CRM, een AI-assistent die via WhatsApp en e-mail afspraken maakt, slimme routeplanning en automatische opvolging in één systeem. Voor bedrijven die leads binnenkrijgen en ze te vaak zien wegglippen. En voor agencies die dit onder eigen naam aan hun klanten willen leveren.

Mail ons voor een demo Bekijk wat Velo doet

Van lead tot afspraak, zonder dat iemand hoeft na te bellen

01
Lead komt binnen
Via je website, een leadplatform, een advertentie of een koppeling. Velo maakt direct een contact aan.
02
AI Pilot reageert binnen een minuut
Stelt zich voor, stelt je kwalificatievragen en houdt het gesprek gaande via WhatsApp of e-mail.
03
Afspraak op route ingepland
De AI kiest tijden die passen bij je agenda én bij waar je die dag toch al bent.
04
Bevestiging en herinneringen
Automatisch bij het boeken, een dag vooraf en een uur vooraf. Verplaatst de afspraak, dan verplaatsen de herinneringen mee.
05
No-show? Opnieuw opgevolgd
Komt iemand niet opdagen, dan vraagt Velo een kwartier later om een nieuw moment.

Eén systeem in plaats van vijf losse tools

De meeste bedrijven die leads opvolgen, doen dat met een stapel losse tools: een CRM, een WhatsApp-koppeling, een agendatool, een automatiseringsplatform en ergens een AI-chatbot die met tape aan elkaar zit. Elke schakel is een plek waar een lead kan blijven liggen.

Velo is gebouwd om die stapel te vervangen. Contacten, gesprekken, agenda, AI-opvolging, routeplanning, workflows en rapportages zitten in één omgeving, met één datamodel. Een lead die binnenkomt, is binnen een minuut in gesprek, staat na het boeken in je agenda en krijgt vanzelf zijn bevestiging en herinneringen.

Wij gebruiken Velo zelf voor alle klanten van Appoint Pilot. Alles wat je op deze pagina leest, draait dagelijks in productie op servers in de EU.

Wat er in Velo zit

AI Pilot

Een AI-assistent die maar één doel heeft: de afspraak

De AI Pilot voert het gesprek met je lead zoals een goede binnendienstmedewerker dat zou doen. Hij reageert binnen een minuut, stelt de kwalificatievragen die jij hebt bepaald, checkt live je beschikbaarheid en boekt de afspraak zelf in. Niets wordt doorgestuurd naar een mens tenzij jij dat wilt.

Je traint de assistent op je eigen bedrijf: upload je prijslijst, veelgestelde vragen of werkgebied als kennisbank, of laat Velo de basis invullen op basis van je website. In de sandbox test je elke wijziging als lead voordat je publiceert. Elke versie blijft bewaard, dus terugdraaien kan altijd.

Bij elk antwoord dat de AI geeft, zie je achteraf waarom hij dat zei en wat het kostte. Geen zwarte doos.

Reageert binnen een minuut op elke nieuwe lead, ook buiten kantooruren
Kwalificatievragen, toon en openingsbericht per agent instelbaar
Menselijke reactievertraging en stiltevenster, zodat het niet robotachtig aanvoelt
Automatische overdracht aan een collega bij klachten, juridische vragen of jouw eigen triggers
Keuze uit meerdere AI-modellen, met kosten per gesprek inzichtelijk

Slimme routeplanning

Afspraken die passen bij waar je die dag toch al bent

Wie offertes aan huis maakt, verliest de meeste uren niet aan de afspraak zelf maar aan de rit ernaartoe. Velo plant daarom niet alleen op tijd, maar ook op locatie. Woont een nieuwe lead in de buurt van een afspraak die al in je agenda staat, dan stelt de AI tijden voor op diezelfde dag, in datzelfde deel van de regio.

Het systeem rekent met echte rijtijden, inclusief verkeer op dat moment, en houdt zich aan jouw grenzen: waar je vertrekt, hoeveel omrijtijd een afspraak mag kosten en hoe laat je thuis wilt zijn. Telefonische afspraken blokkeren tijd maar tellen niet als routestop.

Echte rijtijden via de kaart, niet hemelsbreed
Maximale omrijtijd per afspraak en maximale rijtijd per dag
Vroegste vertrek, laatste thuiskomst en thuisbasis per agenda
Handmatig inplannen gebruikt dezelfde slimme tijden als de AI

Lees meer over afspraken op route inplannen

Inbox

WhatsApp en e-mail in één gesprek, voor je hele team

Alle gesprekken met leads en klanten komen samen in één inbox: WhatsApp en e-mail door elkaar, per contact op één tijdlijn. Je koppelt je eigen WhatsApp-nummer via een QR-code en houdt dus je eigen nummer. Elke klant krijgt daarnaast een eigen e-mailadres binnen Velo, zodat ook mail netjes in de juiste omgeving landt.

Gesprekken wijs je toe aan een collega, sluit je af of pak je over van de AI. Alles werkt realtime, dus twee mensen werken nooit langs elkaar heen in hetzelfde gesprek.

WhatsApp met je eigen nummer, e-mail in- en uitgaand
Toewijzen, sluiten, overnemen van de AI, live bijgewerkt
Verzendlimieten en menselijke spreiding om je WhatsApp-nummer te beschermen
Meldingen zodra een kanaal wegvalt, met automatisch herstel van de wachtrij

Agenda

Tweerichtingskoppeling met Google, Outlook en iCloud

Velo werkt met de agenda die je al gebruikt. Afspraken die de AI boekt, staan binnen een minuut in Google Agenda, Outlook of iCloud. Andersom geldt hetzelfde: zet je zelf iets in je agenda, privé of zakelijk, dan telt dat in Velo als bezet en biedt de AI die tijd niet meer aan.

Per agenda bepaal je de slotduur, hoeveel aankondiging je minimaal wilt, welke dagen niet beschikbaar zijn en of de agenda meetelt als bezet. Meerdere verkopers, meerdere agenda’s, één systeem.

Google, Microsoft Outlook en Apple iCloud, allemaal tweerichting
Wijzigingen binnen een minuut zichtbaar
Externe afspraken blokkeren automatisch beschikbaarheid

Koppelingen

Leads uit elk systeem, zonder maatwerk

Elke leadbron krijgt in Velo een eigen webhook-adres met een geheime sleutel. Alles wat een bericht kan versturen, kan dus leads aanleveren: je websiteformulier, leadplatforms als Solvari, Trustoo, Slimster of Bambelo, Zapier, Make, of een koppeling die je zelf bouwt. Je wijst de velden één keer toe en vanaf dan komt elke lead automatisch binnen, met adres, bron en tags.

Heb je een bestand met bestaande contacten, dan importeer je die via CSV. Adresgegevens uit de import voeden meteen de routeplanning.

Webhook per leadbron, met shared secret of HMAC-handtekening
Kant-en-klaar recept voor Zapier en Make
CSV-import met eigen velden en tags
Adres wordt direct gegeocodeerd voor de routeplanning

Automations

Workflows die je zelf bouwt, en flows die al klaarstaan

In de workflow-builder kies je een trigger, bijvoorbeeld een nieuw contact, een tag die erbij komt, een afspraak die geboekt wordt of een bericht dat binnenkomt. Daarna zet je stappen achter elkaar: een WhatsApp- of e-mailbericht sturen, een tag toevoegen, een deal naar een volgende fase schuiven, een collega waarschuwen, de AI starten of juist stoppen, of even wachten.

Twee flows staan al klaar als je begint: afspraakbevestiging met herinneringen een dag en een uur vooraf, en no-show-opvolging. Beide passen zichzelf aan als een afspraak verplaatst wordt. Elke workflow heeft een concept- en een live-stand, en in het logboek zie je precies welke stappen zijn uitgevoerd of overgeslagen en waarom.

Triggers op contact, tag, pipelinefase, afspraak en inkomend bericht
Acties via WhatsApp en e-mail, tags, fases, meldingen en AI aan of uit
Kant-en-klare flows voor bevestiging, herinneringen en no-shows
Concept en live gescheiden, met een leesbaar logboek per run

Rapportages

Zie in één oogopslag of het werkt

Het dashboard laat zien wat er echt toe doet: hoeveel nieuwe leads er binnenkwamen, hoe snel de eerste reactie was, hoeveel afspraken er zijn geboekt en welk deel daarvan ook daadwerkelijk doorging. Je kiest een periode van 7, 30 of 90 dagen en ziet daarnaast wat de AI deed en welke workflows hebben gedraaid.

Voor agencies is dit per klant beschikbaar, zodat je in een klantgesprek niet hoeft te schatten wat je systeem heeft opgeleverd.

Voor agencies en resellers

Lever Velo onder je eigen naam aan je klanten

Velo is van de grond af gebouwd als platform met een agency-laag. Jij beheert je klanten als sub-accounts, ieder met eigen contacten, gesprekken, agenda’s en instellingen, strikt van elkaar gescheiden. Je team krijgt rollen en rechten, en elke wijziging staat in het logboek.

Het grote verschil met losse tools zit in de templates. Je richt één klant helemaal in, met agenda’s, pipelines, workflows en een getrainde AI-agent, en slaat dat op als sjabloon. Een volgende klant in dezelfde branche zet je daarmee in één klik neer. Gevoelige gegevens zoals koppelingen en klantdata reizen bewust niet mee.

Wil je Velo als je eigen product aanbieden, dan draaien we het white label uit: je eigen naam, je eigen logo en je eigen domein, zodat je klanten alleen jouw merk zien. Jij bepaalt de prijs richting je klant, wij zorgen dat het platform draait.

Sub-accounts per klant, met dataisolatie op databaseniveau
Templates: een complete inrichting in één klik naar een nieuwe klant
Rollen voor eigenaar, beheerder, medewerker en kijker, met auditlog
White label met eigen naam, logo en domein
Testmodus per klant om de hele keten met nepleads door te draaien voordat het live gaat

Vraag het resellerprogramma aan

Waar het op draait

Data in de EU

Database en bestanden staan in Frankfurt, de applicatie draait in EU-West. Geen doorvoer naar servers buiten Europa.

AVG als uitgangspunt

Contacten archiveer of verwijder je met een voorvertoning van wat er precies weggaat. Toestemming per kanaal wordt vastgelegd.

Jouw WhatsApp-nummer

Je koppelt je eigen nummer. Verzendlimieten, opwarmschema en menselijke spreiding beschermen dat nummer tegen blokkades.

Geen zwarte doos

Elke AI-run is terug te lezen, inclusief de reden achter elk antwoord en de kosten per gesprek.

Veelgestelde vragen over Velo

Is Velo een alternatief voor GoHighLevel?

Ja. Velo is gebouwd als vervanging voor de combinatie van GoHighLevel, een losse AI-opvolgtool en een WhatsApp-koppeling. Het verschil: alles zit in één systeem met één datamodel, de AI boekt afspraken op route in, en je koppelt je eigen WhatsApp-nummer. Voor agencies zit de sub-accountstructuur en de templatefunctie er standaard in.

Werkt Velo met mijn bestaande WhatsApp-nummer?

Ja. Je koppelt je eigen nummer via een QR-code, net als WhatsApp Web. Je klanten zien dus het nummer dat ze al kennen. Velo bewaakt dat nummer met verzendlimieten en een opwarmschema voor nieuwe nummers.

Met welke agenda’s werkt Velo?

Google Agenda, Microsoft Outlook en Apple iCloud, allemaal in twee richtingen. Afspraken die Velo boekt staan binnen een minuut in je agenda, en wat jij zelf in je agenda zet telt in Velo als bezet.

Hoe komen mijn leads in Velo terecht?

Via een webhook per leadbron. Je websiteformulier, leadplatforms zoals Solvari, Trustoo, Slimster en Bambelo, Zapier, Make en elke andere tool die een bericht kan versturen, kunnen leads aanleveren. Bestaande contacten importeer je via CSV.

Kan ik Velo white label aanbieden aan mijn eigen klanten?

Ja. Voor agencies en resellers draaien we Velo uit onder jouw naam, logo en domein. Je beheert je klanten als sub-accounts, kloont een complete inrichting via templates en bepaalt zelf je prijzen. Mail ons voor het resellerprogramma.

Wat kost Velo?

De prijs hangt af van het aantal sub-accounts, agenda’s en gesprekken. Mail ons met een korte omschrijving van je situatie, dan sturen we een voorstel op maat.

Kan ik Velo eerst testen zonder echte klanten?

Ja. Velo heeft een testmodus waarin je de hele keten doorloopt met nepleads en één echt telefoonnummer: de AI stuurt alleen berichten naar dat testnummer, de rest wordt opgeslagen maar niet verzonden. Zo zie je precies hoe de AI reageert voordat er een echte lead binnenkomt.

Waar staat mijn data?

In de Europese Unie. De database en bestandsopslag staan in Frankfurt, de applicatie draait in EU-West. Elke klant heeft zijn eigen, van anderen afgeschermde omgeving.

Zien hoe Velo voor jouw bedrijf zou werken?

Mail ons kort wat je doet en hoe je leads nu binnenkomen. We laten Velo zien met een inrichting die op jouw situatie lijkt.

Mail naar info@appointpilot.com

Reactie binnen één werkdag.